NUMERISATION. Depuis 2013, la DG Victimes de la Guerre s’attache à rendre les fiches disponibles sous forme numérique. Toutes les fiches sont encodées dans un programme de base de données, de manière à pouvoir trouver un dossier au moyen du nom de la victime, mais également grâce à sa date de naissance ou même de son domicile.

Ce travail sera terminé dans le courant de l’été 2015. L’achèvement de la nouvelle base de données permettra de simplifier grandement les recherches. Si, par exemple, un nom peut avoir différentes orthographes, la recherche numérique offrira davantage d’alternatives. Dès lors, il sera même possible d’effectuer une recherche sur la base du domicile.

ACCESSIBILITE. Jusqu’il y a peu, il n’était possible d’accéder aux dossiers que par le biais d’un ensemble de fiches classées par ordre alphabétique. Ces fiches ne contenaient que peu d’informations : les données de contact des ayants-droit, les informations qui ont fondé la décision du  Tribunal de Guerre, ainsi que le numéro d’ordre du dossier. L’exécution de recherches dans le cas d’une vaste enquête s’avérait dès lors très fastidieuse.

DANS DES CARTONS. Afin de rendre l’accès aux archives plus efficace et de garantir aux personnes intéressées la possibilité de pouvoir les consulter, il était néanmoins indispensable de reclasser la série. Lorsque c’était nécessaire, les fardes qui étaient trop abîmées ou endommagées ont été remplacées par des fardes neuves. Une fois le fonds reconstitué, les liasses de dossiers triés ont été enveloppées dans du papier non acide et placées dans des boîtes d’archives appropriées. En même temps, les vieux rayonnages ont été remplacés par des neufs, mieux adaptés à la hauteur des boîtes.

LES ARCHIVES EN CHIFFRES. En deux mois (2011), 242.000 dossiers ont été traités, 5.734 boîtes d’archives ont été remplies et disposées sur 117 étagères. Au total, les archives comptent à présent 732 mètres de dossiers.

FAIRE DE LA PLACE. En 1990, la DG Victimes de la Guerre a déposé aux AGR environ 112 mètres d'archives consistant en les registres de relevé des affaires traitées devant les Tribunaux des Dommages de guerre (1918-1983), les Commissions civiles d'invalidité, ainsi que les registres d'écrou des prisons belges (1914-1918) et d'une quarantaine de prisons allemandes ayant détenus des Belges durant le conflit.